文员岗位说明书
一） 掌握市场信息，开拓新货源，优化进货渠道，降低采购费用。
（二） 会同库管部、会计部确定合理物资采购量，及时了解存货情况，进行合理采
购。
（三） 根据生产计划，制定物资供给计划并组织实施。
（四） 汇总各部门的采购申请单，编制采购作业计划。
（五） 选择、评审、管理供给商，建立供给商档案。
（六） 组织供货合同评审，签订供货合同，实施采购活动。
（七） 建立采购合同台帐，并对合同执行情况进行监督。
（八） 进行市场寻价，采购所需物资。
（九） 采购物资的报验和入库工作。
（一零）采购过程中的退、换货工作。
（一一）采购部合同、供给商档案、各种表单的保管与定期归档工作。
（一二）做好保密工作。
管辖范围：
（一）采购部所属员工。
（二）采购部所属办公场所区及卫生责任区。
（三）采购部办公用具、车辆、设备设施。
一。 负责营销系统员工的人事档案的日常维护工作。
二。 办理员工录用、登记、入职、任免、迁调、奖惩和离职等具体手续。
三。 接听、转接电话；接待来访人员。
四。 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工 作。
五。 负责传真件的收发工作，传真信息必须在五分钟内送达相关人员，
六。 负责收发管理报纸、信函；
七。 负责考勤和加班申报单的报表与汇总，并起到有效监督和引导作用。
八。 协助其他部门的工作，并和其他部门友好相处。
九。 负责总经理办公室的清洁卫生：如烟缸不得超过十个烟蒂，访客离去后，十 分钟内必须清洗好烟缸、茶 杯。
一零。 负责接待工作：如有访客进入接待厅，应抬头行注目礼“您好，请问找谁”，并 请访客入坐，请示后引入相关区域，在一分钟内端上茶水， 并负责加水、更新烟缸；
一一。 总机服务工作：铃响三声内必须接听，“您好，‘XX 公司‘。”；若自动转拨， 三分钟内必须转为人工；来电找“总经理”，判定是广告类， 不应直接转入，应问清何事后转接相关部门；
一二。 安全工作：下班前检查复印机关机，关闭所有电源，负责关好门窗；
一三。上面交办的其它临时工作。
办公室文员个人月度总结
办公室文员工作是我从事的第一份工作，是我职业生涯的一个起点，我对此也十分珍惜，尽最大努力去适应这一岗位。现在就二零xx年的工作情况总结如下：
一：以踏实的工作态度，适应办公室工作特点
办公室是企业运转的一个重要枢纽部门，对企业内外的许多工作进行协调：沟通，做到上情下达，这就决定了办公室工作繁杂的特点。天天除了本职工作外，还经常有计划之外的事情需要临时处理，并且一般比较紧急，让本人不得不放心手头的工作先去解决，所以这些临时性的事务占用了比较多工作时间，经常是忙忙碌碌的一天下来，原本计划要完成的却没有做。但手头的工作也不能耽误，今天欠了帐，明天还会有其他工作要去处理，所以，本人经常利用休息时间来进行[补课]，把一些文字工作带回家去写。
办公室人手少，工作量大，特别是企业会务工作较多，这就需要部门员工团结协作。在二零xx年里，碰到各类活动与会议，本人都积极配合做好会务工作，与部门同事心往一处想，劲往一处使，不会计较干得多，干得少，只期望把活动圆满完成。
过去的二零xx年是企业的效益与服务年，而办公室就是个服务性质的部门，本人认真做好各项服务工作，以保障工作的正常开展。部门之间碰到其他同事来查阅文件或是调阅电子文档，本人都会及时办妥;下属机构碰到相关问题来咨询或者要求帮助，本人都会第一时间解答与解决。以一颗真诚的心去为大家服务。
二：尽心尽责，做好本职工作，二零xx年以来，本人主要完成了一下工作：
一：文员工作严要求
一：公文传阅归档及时。文件的流转：阅办严格按照企业规章制度及ISO标准化流程要求，保证各类文件拟办：传阅的时效性，并及时将上级文件精神传达至各基层机构，确保政令畅通。待文件阅办完毕后，负责文件的归档：保管以及查阅。
二：下发公文无差错。做好分企业的发文工作，负责文件的套打：修改：附件扫描：红文的分发：寄送，电子邮件的发送，另外协助各部门发文的核稿。企业发文量较大，有时一天有多个文件要下发，本人都是仔细去逐一核对原稿，以确保发文质量，二零xx年以来共下发红文XX份。另外负责办公室发文的拟稿，以及各类活动会议通知的拟写。
三：编写办公会议材料，整理会议记录。每个月末对各部门月度计划的执行情况进行核对，催收各部门月度小结：计划，并拟写当月工作回顾，整理办公会议材料汇编成册，供领导室参考。办公会议结束后，及时整理会议记录，待领导修改后，送至各部门传阅。
二：督办工作强力度
督办是确保企业政令畅通的有效手段，过去的二零xx年以来，作为督办小组的主要执行人员，在修订完善督办工作规程，并以红文的形式将督办工作制度化后，通过口头：书面等多种形式加大督办工作力度。抓好企业领导交办与批办的事项：基层单位对上级企业精神贯彻执行进度落实情况以及领导交办的临时性工作等，并定期向领导室反馈。
三：内外宣传讲效果
宣传工作是企业树立系统内外社会形象的一个重要手段与窗口。过去的二零xx年在内部宣传方面，本人主要是拟写企业简报，做好[办公室报]协办的组稿工作， 以及协助板报的编发，外部宣传方面完成了分企业更名广告：司庆祝贺广告：元旦贺新年广告的刊登，另外每月基本做到了有信息登报。
四：完成办公室文员职责工作。
办公室文员工作是一个讲责任心的工作。各个部门的比较多请示：工作汇报都是经由本人手交给领导室的，并且有些还需要保密，这就需要本人在工作中仔细：耐心。二零xx年以来，对于各部门：各机构报送领导室的各类文件都及时递交，对领导室交办的各类工作都及时办妥，做到对领导室负责，对相关部门负责。因为这个工作的特别 性，为了更好地为领导服务，保证各项日常工作的开展，天天本人基本上六点多钟才下班。有时碰到临时性的任务，需要加班加点，本人都毫无怨言， 认真完成工作。
五：企业文化活动积极参与
二零xx年以来积极参与了司庆拓展训练：员工家属会：全省运动会：中秋爬山活动：比学习竞赛活动等多项活动的策划与组织工作，为企业企业文化建设，凝聚力工程出了一份力。二零xx年以来，无论在思想熟悉上还是工作能力上都有了较大的进步，但差距与不足还是存在的：例如工作总体思路不清晰，还处于事情来一桩处理一桩的简单应付完成状态，对自我的工作还不够钻，脑子动得不多，没有想在前，做在先;工作热情与主动性还不够，有些事情领导交代过后，没有积极主动地去投入太多的精力，办事有些惰性，直到领导催了才开始动手，造成了工作上的被动。
二零xx年有新的气象，面对新的任务新的压力，本人也应该以新的面貌：更加积极主动的态度去迎接新的挑战，在工作上发挥更大的作用，取得更大的进步。
岗位职责：
一、普通工作人员职位，协助上级执行一般的不需较多工作经验的任务；
二、直接为经理提供秘书服务；
三、能独立处理突发事件，或当老板不在时能主动处理一些紧迫事务；
四、与其他部门的经理进行沟通；
五、确定并安排会议时间；
六、负责会议材料的整理、存档工作；
七、完成上级交给的其它事务性工作。
任职资格：
一、公关、行政管理、企业管理等相关专业本科以上学历；
二、三年以上总经理助理工作经验，有本领域工作经验者优先；
三、知识结构较全面，具有丰富的管理经验，了解法律及财务方面的知识，能够迅速掌握与公司业务有关的各种知识；
四、有较强的组织、协调、沟通、领导能力及人际交往能力以及敏锐的洞察力，具有很强的判断与决策能力，计划和执行能力；
五、良好的团队协作精神，为人诚实可靠、品行端正；
六、熟练使用办公软件。
一、负责文件资料的打印、登记、发放、复印、装订。
二、管理饮水。
三、保管登记和按规定发放公司办公用品。
四、负责接转电话和记录工作。
五、负责传真收发与登记。
六、负责接待来宾。
七、负责考勤和加班申报单的报表与汇总。
八、收发报刊函件及整理保管报纸。
九、 完成其他临时工作。 办公室文员工作职责 主要负责会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发，具体是：
一. 接听、转接电话;接待来访人员。
二. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。
三. 负责总经理办公室的清洁卫生。
四. 做好会议纪要。
五. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。
六. 负责传真件的收发工作。
七. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。
八. 做好公司宣传专栏的组稿。
九. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。
一零. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。
一一. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。
一二. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。
一三 社会保险的投保、申领。
一四 统计每月考勤并交财务做帐，留底。
一五 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。
一六. 接受其他临时工作。
一、岗位描述
文员是属于公司行政人员的范畴，它的设置是为了更好的实现公司的内部管理。作为一名文员，其主要的工作是协助公司的各方人员工作的顺利开展，工作难度不是很大，但是很杂，也很重要，是一个企业不可或缺的岗位。
二、工作内容
一、前台
一个公司的前台就是一个公司给人的第一印象，是一个公司展示给客户的最先的形象。前台是公司形象的首席代表，很重要。那么前台的工作自然也是非常的重要的。前台的工作主要包括以下几个方面：
（一）来访人员的接待：有客户来访，应礼貌友好的微笑、问好，并询问到访目的及其约见人员，然后请到访人员在休息室就坐，给到访人员倒水，最后电话告知约见人员并依据其意见进行处理；
（二）电话接听、转接、记录、转达；
（三）文件的打印、复印，传真的发送及接收；
（四）公司信件、快递等的签收、传达；
（五）报纸的收发整理；
（六）会议的各项工作：
a、通知应参会人员会议的时间、地点及会议的主要内容，
b、会场的布置准备工作，
c、会议前与会人员的签到，
d、做好会议记录，
e、会后会场的整理；
（七）物品领取的登记及物品回收登记入档；
（八）保持前台的干净整洁不凌乱；
（九）其他协助性工作。
二、客服工作
（一）电话约访、回访客户；
（二）客户叫装叫修电话的接听及处理：接听电话并做好记录，然后找出客户跟踪单，填写叫修单，确定技术人员，发送信息或电话通知技术人员客户信息（包括姓名、地址、电话、机型、叫修内容等）；若自己不能进行处理，则请示上级主管，由其进行处理。
三、档案管理
（一）客户档案管理：客户档案的分类、建档及更新；
（二）员工档案管理：新进员工档案的建立、更新及完善；
（三）员工离职手续的办理：已领取物品的收回，人员档案的重新归档等。
四、网站维护
（一）对公司的网站进行日常的更新维护，主要是行业新闻的每日更新及公司内部公告的发布和业绩的通报；
（二）网站进行模块整改时能提供网站的整改方案。
五、其他
文件的录入、整理、存档等，以及其他协助性的`工作或应急工作。
三、所属部门
文员归属部门是由公司的特别 性及岗位的普遍性所决定的，文员既属于行政部的行政人员，又属于售后部的售后服务人员。
四、考勤考核
一、考勤
（一）上班时间：
周一至周五上午八：一零—一二：零零
下午一四：零零—一八：零零
周六、周日周六九：零零准时参加售后部会议
周六周日会安排行政人员轮流值班
二、考核
（一）天天按时上班，上班打卡考勤，下班不用打卡；
（二）天天下班前半个小时即一七：三零，填写《当天工作总结及计划表》，表格的填写要求真实、客观、恰当具体的分点列示；
（三）如要请假或调班，则要求提前申请；若因特别 情况无法提前申请，则事后应补写申请单，说明事由；否则视为旷工。
三、国家法定节假日（元旦、春节、清明、五一、中秋、国庆、等）的假期按照国家有关规定执行。
五、所需技能
一、能较为熟练的使用office办公软件，熟悉电脑的基本操作；
二、熟练使用打印传真一体机；
三、其他应具备的基本技能。
六、所需职业素养
待人友善热情，有较好的服务精神，处事细致谨慎，有上进心，学习能力较强，能吃苦耐劳，具备较好的团队合作精神。
一、文件管理
一.成文
(一)内部通启(MEMO)成文：(二)根据经理要求撰写初稿;(三)请经理核查签字; (四)部门 管理制度成文：(五)根据经理要求撰写初稿; (六)审核通过后，在《发文本》上填写的内容包 括：文件标题、发文时间、拟稿部门、请求审批时间、主送及抄报、抄送部门、有附件的，应列 明名称; (七)审核通过后，送企业管理部审批; (八)呈报总经理审批。
二.发文
(一)将文件原件复印存档;(二)在《发文登记簿》上登记下发文件的名称、 发文时间、接收部 门名称; (三)到相关部门下发文件;(四)请相关部门的文员以上管理人员在《发文登记簿》中 “外收发签字”一栏签收。
三. 收文
(一)收到各部门发出的酒店内部文件后，签收并上报经理; (二)将 VIP 信息填写在办公室 VIP 信息栏上; (三)将报纸等需要张贴的材料，在规定版面张 贴;(四)监督部门人员在阅读文件 后，在文件上签字。
四.分类存放
(一)对于时效性较强的文件，如《贵宾团体接待服务计划单》、MEMO 等设专用表格夹存放; (二) 对于本部门下发的文件原件设专用文件夹 存放，规章制度存放于相应的制度夹中;(三)对于酒 店下发的规章制度根据发放的部门 进行分类存放; (四)在文件的每页右上角用铅笔标明该文件 在 目录中的序号、总页数及当前页数；(五)在存放新下发的制度时，对于制度中已明确标明作废的旧制度要作 出作废标志，同新下发的制度一并进行存放，对于一些补充规定，要将原文件找出后，与新文件 一并存放，同时在目录上作出标注;
五.装订整理
(一)每月月底将当月的《贵宾团队接待通单》、 MEMO 等整理汇总，装订成册，在封皮上写明年、 月、日以及保存期限; (二)每月月底要对存放的制度进行整理，对于内容有相互联系的要进行 合并存放。
六.借用
(一)部门员工借用文件时要在《借用登记表》上登记，注明借用文件的名称、借用日期、借用人 及需借用的时间; (二)对于外部门借用文件的，要经经理同意后方可办理借用手续; (三)外 部门办理借用文件手续时，要持对方负责人签字的 MEMO，注明借用的原因、借用的文件名称及所 需借用的时间，并在《借用登记表》上登记文件名称、时间及借用人; (四)文件归还后，要查 看有无遗失、破损现象， 并由借用人在《借用登记表》上签字，记录归还时间。
七.销毁
(一)对于到保存期限的《贵宾团体接待服务计划单》、MEMO 等文件，请示是否销毁; (二)同意 后，以 MEMO 的形式，列明需销毁文件的名称、文件下发日期、保存的起止日期，上报审批签字; (三)将审批签字后的 MEMO 上报质检部进行审批;(四)接到质检部同意销毁的书面批复后，方可销毁;(五)销毁时根据表格数量的大小可采取到锅炉 房烧毁或用碎纸机粉碎等方式; 工作项目名称：
二、表格管理
一.申领
(一)对于酒店统一外出印刷的表格按照酒店核 定的表格月用量，每月列入《物品月计划申报单》 中申领;(二)对于部门专用表格月用量在三十张以上的，按照部门月用量，每月月初填写《印刷 申请单》，经审批签字后，上报质检部审批; (三)对于月用量较少，但长期使用的表格，亦应 根据实际使用情况，定期申请印刷使用; (四)接到表格印刷完毕的通知后，到美工室将表格领 回，并在《印刷申请单》中部门确认一栏签字确认;(五)对于酒店统一使用但没有外出印刷的表 格，按照酒店规定的表格领取时间到质检部领取。
二.登记
(一)对于领取的表格要进行登记，设立表格台 帐;(二)部门员工在领用表格时，要在《领用登 记表》上登记，注明日期、名称、数量及领用人;(三)月末将当月表格领用情况汇总，并在表格 台帐支出栏内登记当月发放的总数量。
三.整理
(一)对于使用过的不需当天上交给相关部门的 表格，要每十天进行一次整理;(二)月末将当月 的表格进行汇总、装订，在封皮上标明名称、月份;(三)对于需要进行总结分析的，要统计出有 关数据。 ⒈对表格要进行 分类整理。
四.存放
(一)在表格存放橱内标明存放期限，如一个月、 三个月、半年等; (二)将整理好的表格按照 保存期限分开存放。
五.借用
(一)对于各部门需要借用使用过的表格时，需经经理同意后方可办理借用手续; (二)外部门办 理借用表格手续时，要持对方负责人签字的 MEMO，注明借用的原因，借用的表格名称、借用日期 及所需借用的时间，并在《借用登记表》上登记表格名称、借用日期及借用人; (三)表格归还 后，要查看有无遗失现象，并由借用人在《借用登记表》上签字，记录归还时间。
六.销毁
(一)对于到达保存期限的表格，需请示是否销 毁; (二)征得同意后，以 MEMO 的形式，列明需 销毁的表格名称、日期、表格保存的起止时间由审批签字;(三)将经理审批签字的 MEMO 上报质 量管理部进行审批;(四)接到质检部同意销毁的书面批复后，方可销毁;(五)销毁时根据表格 量的大小可采取到锅炉房 烧毁或用碎纸机粉碎等方式;
三、物资管理
一.盘点
(一)每月 二零 日对部门办公用品、固定资产、低 值易耗品及机油等物资进行盘点，并分别与 其 台帐的帐面结存数量进行核对，保证帐物 相符; (二)如盘点中发现物资短缺现象应及时查明原 因，并上报部门。
二.编制月计划
(一)每月 二四 日前根据盘点情况及部门下月的工 作计划，作出下月物资申领计划;(二)填写一 式四份的《物品月计划申报单》，列 明物品品名、规格、上月用量、本月结存、 本月申报、物 品单价、每种物品的申报金额， 并计算累计金额，对于特别 申领的物品，要在用途一栏单独注明 申领原因，在经手人一栏签字。
三.审核上报
(一)将填写好的《物品月计划申报单》上报经理 审批签字;(二)将经理审批通过的《物品月计 划申报单》在每月 二五 日前上报仓管部。
四.领取
(一)持酒店审批通过的《物品月计划申报单》在 规定领取物资的时间内到仓管部记帐员处 开具 《物品申领单》，并由经理签字确认; (二)持《物品申领单》到仓管部相关库房办理物品领用 手续，领取物品。
五.登记
物品领回后，按照实际领取的物资名称及数 量分别在相关的台帐上进行登记。
六.发放
(一)物品发放时，应在台帐支出栏内做好登记; 由领用人在《领用登记表》上签字确认。(二) 领用登记表
七.借用
(一)其它部门因工作需要借用物品时，应征得理 同意;(二)借用时应持借用物品部门负责人签 MEMO， 注明借用的物品名称、 借用的原 因、 需借用的时间， 《借用登记表》 进行登记;(三) 并在 上 归还时，要检查物品是否完好，如有损坏应 由借用部门予以赔偿;(四)检查合格后予以接收， 并由借用人在《借用 登记表》上进行签字并记录归还时间。
四、劳保用品管理
一.制定计划
(一)每月 五 日按照《劳保用品规定》将需要领用 的劳保用品填列在一式两份的《物品月计划 申 报单》中。(二)遇节假日提前 制定计划;
二.审核上报
(一)将列好的《物品月计划申报单》上报审批签字;(二)审批通过后，持劳保用品申领计划到 人事部 劳保福利员处开具;
三.领取
到仓管部办理领取手续。
四.登记
劳保用品领回后，在台帐上登记。
五.发放
(一)发放时，在台帐上做好登记;(二)由领用人在《领用登记表》上签字确认。
五、出勤统计
一.整理表格
(一)天天上班后整理前一日的《出勤登记表》， 核对应出勤人数和实际出勤人数，查看有无迟 到、早退、请假情况，并在《出勤登记表》上注明;(二)对出勤登记与实际情况不符的问题，上 报部门经理; (三)根据部门出勤情况填写《工作出勤日报表》;(四)以上表格填写完毕，在填 表人一栏签字; (五)按照酒店要求检查前日的《员工离岗去向跟踪调查表》，并在检查人一栏 签字确认。
二.填写 《出勤表》
(一)按照实际出勤情况填写《出勤簿》;(二)如有请假单，要粘贴在《出勤簿》的背面。
三.上报审批
(一)将填写好的《工作出勤日报表》连同《出勤 登记表》和《员工离岗去向跟踪调查表》上 报 经理审批签字;(二)将检查中发现的问题列出明细，汇报给经理; (三)审批签字后，于天天中 午 一二:零零 前将上述表 格与《出勤簿》一起上报人事部;
四.取《出勤簿》
天天 一六:零零 后到人事部将《出勤簿》取。
五.汇总统计
(一)每月 二 日前，参照《出勤簿》将上月部门每 名员工的出勤情况，并将统计情况填写到 《月 份出勤情况报表》上，对于缺勤情况写 明缺勤天数及原因;(二)对于当月新到岗员工，应注明 到岗时间;(三)将填写好的《月份出勤情况报表》上报部门经理审批签字; (四)每月 二 日前报 送人事部;
六、奖金核算
一.抄写奖金拨入数
(一)接到人事部劳动工资核算员抄写部门奖金 拨入数的通知后，应于当日到人事部抄写;(二) 抄写时，注重核查所拨入的奖金数额是否正确，如有异议向人事部劳动工资核算员咨询。
二.分解酒店扣罚
(一)到质检部领取上月酒店对部门的《扣罚汇总 表》; (二)按照《扣罚汇总表》上所列的扣 罚情况核对 《罚款单》，对《罚款单》不全的，要立即 到相关部门进行领取;(三)按酒店扣罚 及连带比例，对《罚款单》进行 分解，责任到人;(四)按分解好的扣罚，填写《扣罚明细表》。
三.申请减免
(一)对需要申请酒店给予减免的扣罚，应以 MEMO 形式列出处罚项目及罚款单号，注 明申请减免 的原因;(二)将写好的减免申请上报经理审批签字;(三)于酒店下发奖金拨入数之日起三日内， 将经 理签字确认后的减免申请上报质检部进行审批。
四.统计内部扣罚
(一)参照《员工日考评表》统计部门员工个人的部门内部扣罚总数; (二)汇总部门内部扣罚总 数。
五.计算奖金
(一)对部门的奖金拨入数进行二次 (二)请示经理如何进行内部加发;(三)员工当月奖金实发 金额=员工当月奖金应 发金额+加发金额-酒店扣罚金额-部门扣 罚金额。
六.填表
(一)将每位员工的奖金应发金额、加发金额、酒 店扣罚金额、部门扣罚金额、实发金额分别 填 写到《月份奖金发放明细表》上;(二)在《月份奖金发放明细表》的填表人一栏签字。 ⒈月份 奖 金发放 明细表
七.审批上报
(一)将做好的《月份奖金发放明细表》连同《扣 罚明细表》一起上报经理审批签字;(二)在人 事部下达的规定上交的时间内将经理 审批签字的《月份奖金发放明细表》上报给 人事部劳动工 资核算员。
八.发放
(一)当接到财务部现金出纳员通知领取奖金的 通知后，到财务部办理领取手续 (二)按照《月 份奖金发放明细表》上所列的实发 金额进行发放，并由领取人签字。
九.交表
将员工领用签字的《月份奖金发放明细表》 交财务部现金出纳员;
七、用心做事事例汇总
⒈筛选 天天对员工上报的用心做事事例经筛选后， 填写在《以情服务、用心做事典型事例汇总表》 上。
⒉上报 (一)将填写好的《以情服务、用心做事典型事例 汇总表》上报经理进行审阅;(二)于天天下班 前将经理审阅签字后的《以情服 务、用心做事典型事例汇总表》上报企业文化部。
⒊登记 将当天上报的员工用心做事的事例登记在 《用心做事事例汇总表》上，要注明姓名、 事例 发生日期及内容。
行政文员岗位职责
一、负责做好计算机打字、复印等行政工作。
二、负责公司办公设备的管理，计算机、传真机、签字长途电话、复印机的具体使用和登记，名片印制等工作。
三、负责公司邮件和报刊的收取、分发工作。
四、负责公司电话小总机的接线工作。对来往电话驳接准确及进、声音清晰、态度和蔼，恰当使用礼貌用语;对未能联络上的记录在案并及时转告;对紧急电话设法接通，未通者速报行政部经理处理。
五、负责低值易耗办公用品的发放、使用登记和离职时的缴回。
六、负责各类办公用品仓库保管，每月清点，年终盘存统计，做到入库有验收、出库有手续，保证帐实相符。
七、按标准定额，做好添购办公用品的计划编制和申购手续工作，做到既不脱档又是不长期积存。
八、完成各项勤杂、采购工作。
九、负责公司办公场所的室内外绿化、盆景状况的检查监督，保证舒适良好的工作氛围。
十、负责下班时对整个办公区的巡视，查看门窗、水机电源、电脑电源等、关闭情况并做记录。
十一、完成行政部经理临时交办的其他任务。
行政文员工作职责
一、协助主管对人员的招聘。(按招聘流程)
二、新进人员的入厂和离职人员的出厂手续之办理。
三、协助主管对新进人员的教育训练之准备与后序工作之进行。
四、全厂人员档案的建立与管制。(电脑化)
五、对试用人员之试工与考核调查。
六、负责全厂人事异动工作。(转正/升职/调动/降职等手续之办理)
七、全厂奖惩手续之办理。
八、对各类资料进行签收，整理并分类归档。(厂内程序文件/内部联络/外部联络/会议资料/各类培训资料/考勤资料/奖惩资料/人事异动资料等分类整理)
九、每日/月对全厂职员工的考勤工作。(每日/月之考勤日报表/每月人力流动统计表/请假、放假手续办理/平时查卡、监卡/加班申请手续等)
一零、月底对相关报表的整理并交于财务。
一一、月底新工卡及饭卡的发放，月初对全厂职员工上月的工卡查核并及时交于财务室。
一二、对全厂钥匙之管理。
一三、配合舍监对宿舍名单的修改和月底水电之统计。
一四、职员工劳动合同/暂住证及各类保险之办理。
一五、完成主管临时交付的任务。
文员：
办公室文员(会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发)工作职责：
一、接听、转接电话;接待来访人员。
二、负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。
三、负责总经理办公室的清洁卫生。
四、做好会议纪要。
五、负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。
六、负责传真件的收发工作。
七、负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。
八、做好公司宣传专栏的组稿。
九、按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。
一零、做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。
一一、每月报表的邮寄及打表。
一二、管理好员工人事档案材料,建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。
一三社会保险的投保、申领。
一四统计每月考勤并交财务做帐，留底。
一五管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。
一六、接受其他临时工作、
行政主管随时掌握各部门各方面的工作动态、进展情况，做到上传下达、下情上达，
随时协调解决工作中存在的问题，在商场起着承上启下的作用。
人事行政主管工作职责
一、负责人事行政工作的政党开展、动作;
二、负责人事招聘计划和安排及督导人事文员对入职、在职及离职人员的管理;
三、主导，组织人事行政及厂务其它规定的制定与修改;
四、负责对违纪违夫及工厂突发事件的处理;
五、负责厂务后勤在需要时的对外联系和沟通以及接待工作;
六、评估计划对后勤保障系统设备的改善和管理;
七、对人事，行政及厂务工作的监督，跟进和向上反馈信息;
八、对部门各项需求早春请的审核、评估和协助处理。
怎样做好一名行政人事部经理?
行政部作为公司的一个核心部门，她肩负整个公司的管理重任。她运作的好坏，直接关系到整个公司的规范化进程。那么下面我就谈一谈怎样才能做好一名行政人事部经理(办公室主任)。
一、负责本部的行政管理和日常事务，协助总经理搞好各部门之间的综合协调，落实公司规章制度，加强对各项工作的督促和检查，沟通内外联系，保证上情下达和下情上报，负责对会议文件决定的事项进行催办，查办和落实，加强对外联络，拓展公关业务，负责全公司组织系统及工作职责研讨和修订，负责公司车辆的管理。
二、人力资源管理与开发
一、组织架构的设计、岗位描述、人力规划编制、考勤管理的工作。
二、招聘使用：
提供工作分析的有关资料，使部门人力资源计划与组织的战略协调一致，对申请人进行面试作最终录用和委派决定，对提升、调迁、奖惩和辞退作出决定，职务分析和工作分析的编写，制定人力资源计划，通过这些使企业内部“人、事适宜 ”即采用科学的方法，按照工作岗位要求，将员工安排到合适的岗位，来实现人力资源合理配制。
三、工作报酬：
制定合理的薪酬福利制度，按劳付酬，论功行赏，通过报酬、保险和福利等手段对员工的工作成果给予肯定和保障。其次，促使员工提高士气和生产效率的各种激励策略也是对员工工作绩效的一种有效报偿。
四、培训开发：
现在的市场无疑应是产品质量的竞争，说到底是人才的竞争，是一个企业整体素质的竞争。一个产品质量的好坏，也是一个企业所有岗位技能的集中体现，所以应把全员培训作为企业立业之本，追求全员卓越，以人为本的管理方式。
提供培训开发需求和待培训者名单，制定并实施培训开发计划：主要指职业技能培训和职业品质的培训，为员工发展提供咨询，规范在职培训开发的指导，通过培训开发来“提高员工能力”和“发挥员工能力”以此改进员工的行为方式，达到期望的标准。
五、人员考核：
主要负责工作考核，满足度调查，研究工作绩效考核系统和满足度评价系统，制定纪律奖惩制度，以工作职责来制定绩效考核标准，通过这些活动可以公平的决定员工的地位和待遇，可以促进人力资源开发和合理利用，并且提高和维持企业的经营的高效率。
三、负责公司各项规章制度的修订，制定及检查监督。
运用刚柔并济的管理模式，制定一套符合企业自身的管理制度，运用权利和组织系统，强行进行指挥、控制、命令、硬性管理来达到目的。
四、负责总务管理
没有后勤的保障，就保证不了生产稳定正常的进行。首先要制定相关制度;，加强对宿舍、食堂、水电、办公用品、零星修缮、部分固定资产、卫生、环境的管理。
五、安全保卫
加强对人员进出、公务访客、车辆物品出入、消防安全、防盗防灾、职业安全防护等的管理，同时对员工进行安全教育，贯彻“安全第一”“预防为主”的指导思想，创造一个安宁祥和的工作、生活环境，保证公司员工的生命财产安全。
六、强调企业精神，创建公司的企业文化
企业文化不但能反映出企业生产经营活动中的战略目标，群体意识价值观念和道德规范，还能凝集企业员工的归属感、积极性和创造性，引导企业员工为企业和社会的发展而努力，同时企业文化还具有两种约束力，一种是硬的约束力、制度，一种是软的约束力、无形的，就是活跃企业的文化生活，良好的生活环境和业余文化生活。
七、塑造企业形象
一、企业精神形象，它对于员工有强大的凝聚力，感召力，引导力和约束力，能增加员工对企业的信任感，自豪感和荣誉感。
二、企业环境形象
因为创造良好的企业环境，是企业生产经营活动顺利进行的前提和基础，而充分熟悉企业环境的特征又是创造良好企业环境的基础。
三、企业员工形象
制定《员工日常行为规范》，因为良好的员工素质和形象，是企业形象的重要构成要素。员工的仪表装束、言谈举止、工作能力、科学文化水平、精神风貌、工作效率等都会给社会公众一个整体印象。
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